Flyttekasse optimerer patientsikkerheden ved indflytning på AUH

Foto: Aarhus Universitetshospital

En ”patientsikkerhedsflyttekasse” med metoder og redskaber optimerer patientsikkerheden i flytteprocessen på Aarhus Universitetshospital.

 

Af Dorthe Leth, Inge Selchau Jørgensen og Hanne Dahlerup

 

Ligesom flere andre danske hospitaler er Aarhus Universitetshospital i gang med at tage nye bygninger i brug. Det betyder en ganske omfattende ændring for både personale og patienter, og stort set alle hospitalets afdelinger har oplevet nye arbejdsgange, ny teknologi, nye omgivelser og nye samarbejdspartnere i forbindelse med flytningen.

Der var fra byggeriets start ingen tvivl om, at patientsikkerheden havde første prioritet. Det vigtigste har været at tage hånd om patienternes sikkerhed før, under og efter flytningen. Udfordringen var, hvordan vi kunne omsætte hensigten til en konkret og systematisk indsats.

I denne artikel vil vi fortælle, hvordan vi løste udfordringen med en nyudviklet ”patientsikkerhedsflyttekasse” med metoder og redskaber. Vi vil desuden formidle de praktiske erfaringer med brugen af metoderne, som kan anvendes af andre hospitaler, der står over for en flytning.

 

Få erfaringer med metoder og redskaber
Udfordringen med at omsætte hensigten om patientsikkerhed som første prioritet til en konkret indsats er fælles for alle, som flytter lokaler, tager ny teknologi i brug og indfører nye arbejdsgange. Men der eksisterer kun få erfaringer med hvilke metoder og redskaber, der kan anvendes, når man ønsker at sætte fokus på patientsikkerheden under flytning.

Østfold Sykehus i Norge har gennemført risikovurderinger af flytning af patienter med brug af ROS-modellen for risiko- og sårbarhedsanalyse (1), der også anvendes i beredskabsarbejdet. Herudover har Styrelsen for Patientsikkerhed udarbejdet en tjekliste til brug ved ombygning af sygehuse (2).

Men set i lyset af det massive hospitalsbyggeri i Danmark i disse år er der derudover kun få konkrete handlingsrettede anbefalinger og metoder. Det er muligvis grunden til, at vi undervejs har mødt stor interesse fra andre hospitaler for, hvordan vi konkret har arbejdet proaktivt med patientsikkerhed i flytteprocessen.

 

Udvikling af patientsikkerhedsflyttekasse
Set i lyset af de sparsomme erfaringer på området besluttede hospitalets risikomanagere at udvikle og afprøve en ”AUH-patientsikkerhedsflyttekasse” med metoder og redskaber, der kan bidrage til at optimere patientsikkerheden i flytteprocessen.

Patientsikkerhedsflyttekassen indeholder:

  • En risikovurdering før indflytning
  • En patientsikkerheds-flyttetjekliste
  • Anvendelse af sikkerhedsbriefing
  • Patientsikkerhedsrunde efter indflytning

Afdelingsledelserne vælger selv hvilke metoder og redskaber, de vil anvende i deres flytteproces. Afdelingerne har mulighed for rådgivning og hjælp fra hospitalets risikomanagere.

 

Figur: Anvendelse af forskellige metoder i flytteprocessen

 

Risikovurdering før indflytning
Det første element i patientsikkerhedsflyttekassen er en proaktiv risikovurdering, der skal gennemføres god tid inden indflytningen. I risikovurderingen prøver afdelingens personale at forudse risici for deres patienter og planlægger derefter forebyggende tiltag. Risikovurderingerne på AUH har taget afsæt i ROS-analysen (1).

En risikovurdering er en systematisk fremgangsmåde, hvor vurderingen af risici er så objektiv som mulig. Risikovurderingen vil altid være baseret på en kombination af deltagernes erfaringer, forestillingsevne, faglige vurderinger og fornemmelser.

En risikovurdering kan gennemføres med et bredt eller et smalt fokus. Ved valg af et bredt fokus stilles der skarpt på patientsikkerhedsrisici under flytningen: “Hvad er de største trusler mod sikkerheden for vores patienter, når vi flytter ind i den nye afdeling?” Ved valg af et smalt fokus kan der sættes fokus på udvalgte arbejdsgange, en sårbar patientgruppe eller en potentielt farlig situation, for eksempel en situation med hjertestop.

 

Fire trin i risikovurdering
Risikovurderingen indeholder følgende trin:


1. Identifikation af risici: Hvad kan gå galt?
Deltagerne laver en brainstorm på risici. Alle deltagere får 5-10 minutter til at nedskrive patientsikkerhedsrisici og -bekymringer på post-it-notes. Dernæst samles alle noterne sammen, læses op og tematiseres i fællesskab.

 

2. Vurdering af risici: Hvor galt kan det gå, og hvad er sandsynligheden for, at det vil ske?
De identificerede risici vurderes ved hjælp af en risikomatrix i forhold til sandsynligheden for, at det vil ske, og den vurderede konsekvens (skade) for patienten. Med afsæt i denne vurdering tildeles hver risiko farvekoden rød, orange, gul, grøn eller hvid, som henviser til en risikoscoring gående fra “meget høj risiko” til “meget lav risiko”.

 

3. Handling mod risici: Hvordan forebygges, at det sker?
Deltagerne udarbejder en handleplan med risikoreducerende tiltag for minimum de røde, orange og gule risici.

 

4. Opfølgning: Hvordan følges op på handleplanen?
Afdelingsledelsen beslutter, hvordan der skal følges op på handleplanen: Hvem gør hvad, hvordan og hvornår? Det giver god mening at afholde et opfølgningsmøde, hvor der i fællesskab gøres status.

 

Tværfagligt analyseteam
Risikovurderingen gennemføres i de nye lokaler, og deltagerkredsen er et tværfagligt analyseteam bestående af afdelingsledelsen, funktionsledelsen, flyttekoordinatoren, patientsikkerhedskoordinatoren og erfarent personale fra de involverede afsnit og afdelinger.

Den indledes med en kort introduktion til metoden og en rundtur i de nye fysiske rammer. Tidsforbruget til selve risikovurderingen er 2,5-3 timer. Risikovurderingen bidrager også til at identificere scenarier, som der er behov for at træne inden og efter indflytningen, for eksempel hjertestop eller en kritisk syg patient.

Når risikovurderingen er afsluttet, udarbejdes en kort rapport med de beskrevne risici, risikoscoringen, de risikoreducerende tiltag og plan for opfølgning. Rapporterne offentliggøres på hospitalets intranet, så viden og erfaringer deles.

 

Flyttetjekliste for patientsikkerhed
Det andet element i patientsikkerhedsflyttekassen på Aarhus Universitetshospital er flyttetjeklisten, der sætter fokus på de mest patientsikkerhedskritiske områder under indflytningen: Hjertestop, den akut kritisk syge patient, strømsvigt, telefoninedbrud, brand og andre ulykker og de nye fysiske rammer uden for eller inde i afsnittet.

Flyttetjeklisten er udarbejdet i samarbejde med hospitalets patientsikkerhedskoordinatorer og ressourcepersoner inden for hjertestop, telefoni, brand og det tekniske område. Flyttetjeklisten er tilpasset løbende i takt med nye afprøvninger og erfaringer.

Flyttetjeklisten indeholder en observations- og interviewguide. Den anvendes umiddelbart før indflytningen, når afdelingen er myndighedsgodkendt og kontrolleret af teknisk afdeling og igen lige efter. Afsnitsledelsen og patientsikkerhedskoordinatoren gennemgår afdelingen ved hjælp af flyttetjeklisten, og hvis der identificeres en sikkerhedsbrist, udarbejdes der en handleplan og følges op på effekten af denne.

Flyttetjeklisten er primært udarbejdet til sengeafdelinger og klinikker, men det har vist sig, at den også kan anvendes i operationsafdelinger.

 

Sikkerhedsbriefinger efter indflytning
Det tredje element i patientsikkerhedsflyttekassen er en sikkerhedsbriefing, der er et enkelt redskab, som frontlinjepersonale kan bruge til at dele viden og bekymringer om patientsikkerheden i afsnittet (3).

En sikkerhedsbriefing kan gennemføres både mono- og tværfagligt og er et kort stående møde, hvor der sættes fokus på patientsikkerheden i afsnittet med eksempelvis følgende enkle spørgsmål:

  • Er det sikkert at være patient i vores afsnit/afdeling/klinik i dag?
  • Er der sket utilsigtede hændelser i det sidste døgn?
  • Er der særlige patientsikkerhedsrisici i denne vagt?
  • Er der særligt sårbare patienter? I givet fald: Hvad er problemet, og hvilken plan er der lagt?

 

Patientsikkerhedsrunde efter indflytning
Det fjerde element i patientsikkerhedsflyttekassen er en patientsikkerhedsrunde, der kan fås af afdelingsledelsen, når afdelingen er flyttet ind i de nye fysiske rammer, og alle de praktiske og organisatoriske udfordringer begynder at være løst.

Formålet med runden er at identificere patientsikkerhedsrisici i relation til de nye fysiske rammer og de nye måder at arbejde på.

 

Afgørende med tidlig fokus på patientsikkerhed
Erfaringerne fra Aarhus Universitetshospital er, at det er altafgørende at sætte fokus på patientsikkerheden tidligt i flytteprocessen. Dernæst har det vist sig, at flytningen kan være et åbent vindue til at flytte perspektivet i patientsikkerhedsarbejdet fra et reaktivt til et mere proaktivt perspektiv.

Vi har længe været gode til at analysere utilsigtede hændelser og lære af det, men flytningen har bidraget til, at vi er blevet meget bedre til at fokusere på risici for patienterne. Med patientsikkerheden som første prioritet i en flytteproces har vi aktivt gjort brug af proaktive metoder til at få øje på potentielle sikkerhedsbrister i bygninger, udstyr, arbejdsgange og processer.

Alle afdelinger har anvendt én eller flere af metoderne og redskaberne i patientsikkerhedsflyttekassen. Det er vigtigt, at afdelingsledelserne er med i planlægningen og beslutningen om, hvad afdelingen har brug for i deres flytteproces.

Ledelsen skal involveres i og deltage i de forskellige processer, så den har en viden om hvilke patientsikkerhedsmæssige risici, afdelingen har i forbindelse med deres flytning.

 

Risikovurderinger før indflytning giver ro
Risikovurderinger før indflytning har vist sig at give rigtig god mening som et godt styringsredskab til i fællesskab at få øje på potentielle sikkerhedsbrister, der ikke var tænkt på.

Risikovurderingerne er et brugbart redskab, der giver ro, systematik og overblik over områder, der skal være styr på inden indflytningen. Erfaringerne viser, at det er vigtigt at få mange forskellige perspektiver med og sætte det rette tværfaglige hold med ledelse, læger, sygeplejersker og sekretærer m.fl.

Hvis der mangler væsentlige interessenter, kan der være risici, der ikke erkendes. I operationsafsnittene er det særdeles vigtigt, at de kirurgiske samarbejdspartnere deltager aktivt, da patienternes sikkerhed er et fælles anliggende. Oftest har der deltaget 10-15 personer i risikovurderingerne.

 

Risici på operations- og bedøvelsesafdelinger
I hospitalets operations- og bedøvelsesafdelinger har det især givet rigtig god mening at lave risikovurderinger. Disse afdelinger skal i det nye hospital arbejde sammen på tværs af specialerne, personalet skal arbejde sammen med nye kolleger, og der er mange nye arbejdsgange, der skal implementeres.

Nogle af de identificerede risici, der gik igen blandt afdelingerne, var melding af hjertestop og akut blødning på op-stuen – hvordan bestilles blod, og er der styr på beredskabet? – og at telefonnumre til vigtige kald skiftes ud, så alle skal lære nye telefonnumre at kende.

Erfaringerne fra risikovurderingerne er også, at de skal laves i rigtigt god tid inden flytningen, og gerne så snart det er muligt at tilgå den nye afdeling. Det vil i praksis sige op til 2-3 måneder før flytningen.

De fund, der bliver gjort i risikovurderingen, er ofte områder, der kræver tid og planlægning at få på plads. Det kan være ændringer i indretningen af operationsstuen eller oplæring af personalet i nye arbejdsgange, herunder nye måder at kalde hjertestop, bestille blod og få portørhjælp på.

I nogle tilfælde giver fundene anledning til en mere dybdegående scenarietræning, hvor personalet må mødes igen og træne en kritisk situation – eksempelvis modtagelse af den akutte patient.

 

Overskueligt at følge op
Farvemarkering og den afsluttende prioritering af de identificerede risici gør det overskueligt at følge op på de indgåede aftaler. I de udarbejdede handleplaner skal der detaljeret være beskrevet, hvem der har ansvaret for handlingen med deadlines, og hvornår en planlagt opfølgning på tiltagene skal finde sted.

To medarbejdere vurderer risikovurderingerne således:

“Risikovurderinger er et brugbart redskab – det giver et solidt fundament at stå på. Vi fik i fællesskab øje på ting, som vi ikke havde set tidligere.”
Hjertestopkoordinator, Aarhus Universitetshospital

”Metoden er enkel. Man kan sagtens gøre det selv, når man har prøvet én gang. Det er rigtig vigtigt at få alle interessenter med – at sætte det rigtige hold. Hvis man ikke har alle med, vil det få betydning for kvaliteten af vurderingen.”
Oversygeplejerske, Aarhus Universitetshospital

 

Patientsikkerhedstjeklisten er sidste sikkerhedstjek
Alle afdelinger har anvendt patientsikkerhedstjeklisten, og tilbagemeldingen fra afdelingerne er, at den er let at anvende, giver et godt overblik og fastholder fokus på hvilke patientsikkerhedskritiske områder, afdelingerne skal have styr på inden flytningen.

Nogle af de patientsikkerhedskritiske områder har også givet afdelingerne anledning til at fokusere endnu mere på at træne forskellige situationer. Det kan for eksempel være træning i korrekt alarmering af hjertestop og afholdelse af et orienteringsløb i at finde rundt i afdelingen, at finde vigtige remedier til forskellige procedurer eller bare det at finde op til afdelingen fra omklædningsrummet.

Efter afdelingen er flyttet, er tjeklisten blevet brugt som en liste til at tjekke, at også alle medarbejdere har styr på telefonnumre til hjertestop og brand. Samtidig har tjeklisten sikret, at alle har fået overblik over afdelingens fysiske rammer og nyt udstyr.

En medarbejder udtrykker det således:

“Flyttetjeklisten giver et godt samlet overblik over risikoområder, som vi skal have styr på, inden vi flytter. Efter vi er flyttet, har vi brugt tjeklisten til at interviewe og sikre at alle ansatte ved, hvordan de skal agere ved for eksempel brand og hjertestop. Patientsikkerhedskoordinator, Aarhus Universitetshospital

 

Sikkerhedsbriefinger giver tryghed
Erfaringen er, at få afdelinger har anvendt sikkerhedsbriefinger. En af dem er hospitalets akutafdeling, der med stor succes har anvendt tværfaglige tavlemøder som sikkerhedsbriefinger, hvor personalet “tjekker ind” på hver vagt og sætter fokus på potentielle akutte situationer, der kunne blive patientsikkerhedskritiske.

Da alt er nyt, er kompleksiteten enorm ved indflytning i en ny akutafdeling. Der viste sig derfor et stort behov for at repetere personalets opgaver i kritiske situationer, brug af nye systemer som rørpost og alarmsystem og placering af udstyr som brandudstyr, AED og akutkasse. Det gennemførte “tjek ind” gav personalet tryghed, når de var på arbejde.

Enkelte afdelinger har selv valgt at gå i patientens ”fodspor”. Afdelingerne har erfaret, at der kan være lang vej for patienten at gå fra eksempelvis parkeringspladsen til afdelingen. Skiltningen til afdelingen er ikke altid åbenlys og nem at forstå for en patient, der aldrig har været på hospitalet før.

Det har medført ændringer i skiltningen og beskrivelsen af afdelingens placering i indkaldelsesbrevene, at afstanden og skiltningen er tjekket af personalet selv.

 

Patientsikkerhedsrunder må udskydes til senere
Forventningen var, at afdelingerne ville være klar til at gå patientsikkerhedsrunder efter få uger, men det viste sig, at der skulle gå flere måneder, før afdelingerne havde fået styr på alle de mange praktiske og organisatoriske udfordringer, der var efter indflytningen.

Det betyder, at vi først i løbet af 2019 prioriterer at gå patientsikkerhedsrunder i de forskellige afdelinger. Arbejdet med at sikre patientsikkerheden efter flytningen til det nye hospital vil derfor komme til at stå på langt ind i 2019.

Samlet set har det vist sig, at alle metoder og redskaber i patientsikkerhedsflyttekassen var brugbare. Især risikovurderingerne og anvendelsen af patientsikkerheds-flyttetjeklisten har givet rigtig god mening for ledelser og medarbejdere. De har bidraget til ro, overblik og tryghed: “Vi har tænkt på og testet alt dét, vi har kunnet få øje på, der kunne skade vores patienter”.

Vi er af den opfattelse, at de anvendte metoder og redskaber let ville kunne anvendes af andre hospitaler, der står over for en flytning.

 

REFERENCER

1. ROS-modellen. Introduktion og brugervejledning. Beredskabsstyrelsens model for risiko- og sårbarhedsanalyse. Beredskabsstyrelsen. 2006.

2. Tjekliste for risikoområder for patientsikkerheden ved ombygning på sygehuse. Styrelsen for Patientsikkerhed. 2017.

3. Safety Briefings. Institute for Healthcare Improvement. 2004.

4. Patientsikkerhedsrunder. Metodebeskrivelse. Et ledelsesredskab. Dansk Selskab for Patientsikkerhed. 2011.

 

Risikomanager, Kvalitet og HR Udvikling, Aarhus Universitetshospital
Risikomanager, Kvalitet og HR Udvikling, Aarhus Universitetshospital
Kvalitets- og udviklingschef, Kvalitet og HR Udvikling, Aarhus Universitetshospital