Dansk Selskab for ledelse i Sundhedsvæsenet

At tiltrække, motivere og fastholde frivillige er den ultimative ledelses- og motivationsdisciplin. Og hvis du er skarp til at facilitere, så får du hurtigt en nøglerolle, uanset hvad du beskæftiger dig med. For relationer mellem mennesker er måske den kraftigste motivationsfaktor, vi har. Også når vi som frivillige deltager i grupper eller organisationer gennem længere tid. Og selvom gode relationer er noget, der opstår af sig selv, kan man med god faciliteringskunst skabe de bedste rammer for at de opstår.

At facilitere vil sige, at man sætter rammen for en gruppe. Men i modsætning til at lede en gruppe, hvor man er den, der fortæller, hvordan tingene skal gøres, og hvem der skal gøre det, vil en facilitator hjælpe gruppens medlemmer til naturligt at gøre det, der skal til, eller til at opføre sig på bestemte måder.

Gode relationer er rigtig meget værd

Sociale relationer er en interessant størrelse. Vores identitet, selvværd og selvforståelse bliver i høj grad skabt gennem relationer til andre mennesker. I en god relation vil begge parter både give noget af sig selv og få noget fra relationen. I det øjeblik, parterne ikke mere får noget igen af relationen, vil den have tendens til at stoppe.

Relationer kan være af forskellig styrke og dybde. Vores familie og tætteste venner betyder naturligvis mere for os end vores arbejdskolleger og venner i foreningen. Men den grundlæggende kraft er den samme. Og mange relationer holdes kun i live af den formelle aktivitet eller det formelle formål.

Men gode relationer kræver tillid og tager tid at opbygge. Tænk på historien om den lille prins, hvor ræven lærer prinsen, hvordan han skal sætte sig i nærheden af den og for hver dag rykke tættere på. Til sidst har han gjort ræven tam, men både han og ræven har bragt sig selv i spil i relationen, og de er nu knyttet sammen på en måde, hvor de er blevet en del af hinanden. 

Hvad nu hvis vi er professionelle og gerne vil bruge frivillige til at bidrage med ens projekt? Er vi så villige til at bringe os selv i spil ind i sådan en relation? Er vi villige til at give noget af os selv for at skabe en relation? Eller ser vi bare den frivillige som en ressource, der kan gøre noget for os? 

Hvis jeg er professionel i sundhedsvæsenet, er jeg så nødt til at bringe noget af mit private jeg i spil for reelt at være interessant at være sammen med for frivillige?

Facilitatoren vil ofte være lederen på arbejdet, den voksne i foreningen, forælderen i hjemmet eller lignende. Men det kan også sagtens være folk ved siden af den normale formaliserede leder.

Man kan sagtens på arbejdet have en rigtig god projektgruppe eller velfungerende møder, fordi blot én af deltagerne er god til at facilitere det. Tilsvarende kan relationer mellem frivillige eller mellem professionelle og frivillige være stærk på grund af blot én person, der er god til at se deltagerne. 

Foto: Martin Søndergaard

Der er power i at kunne facilitere gode relationer

Når man snakker om facilitering, handler det oftest om en gruppes mål og det, den skal udrette. På en arbejdsplads vil det være den opgave, der skal løses i en projektgruppe, til et møde eller måske i en konflikt.

Når det er interessant også at snakke om facilitering af relationer, er det, fordi gode relationer gør gruppen og fællesskabet stærkere. Som mennesker får vi mere ud af gode relationer end blot meningsfulde aktiviteter.

Ofte vil en aktivitet uden behov for relationer bare være noget, man kunne gøre selv. Det kunne være det, man gør på sit normale arbejde, som man får sin løn for. Eller at løbetræne, gøre rent derhjemme osv. Men hvis jeg starter til fodbold, hvilket selvfølgelig er på grund af aktiviteten at spille fodbold, får jeg hurtigt behov for mere end bare aktiviteten. Hvis ikke jeg inddrages i gode relationer, vil jeg formentlig snart vælge det fra igen. På samme måde som jeg ville være tilbøjelig til at søge nyt arbejde, hvis ikke mit arbejde byder på gode relationer.

Så det at kunne facilitere relationer skaber mulighed for at få etableret dybere eller længerevarende fællesskaber, uanset om det er i fodboldklubben eller på arbejdspladsen.

For at kunne arbejde smart med facilitering må vi først forstå, hvad der motiverer den enkelte ind i fællesskabet. For vi tror ofte fejlagtigt, at andre bliver motiveret af det samme som os selv.

At blive god til at skabe relationer, tiltrække frivillige og motivere andre handler altså bl.a. om at undersøge, hvad der gør, at nogle ønsker at forlade fællesskabet eller gruppen. Vi skal kigge på, hvad der fastholder os i et fællesskab eller får os til at forlade det. Og for at svare på det bør vi se på, hvordan vi typisk motiveres forskelligt over tid.

Foto: Thomas Heie Nielsen

Vi motiveres forskelligt over tid

Der er ikke nogen mennesker, der ikke er motiveret! Nu tænker du måske straks på nogle irriterende kolleger, som i dine øjne altid er negative eller dovne. Men de er også motiveret. De er bare motiveret af noget andet, end du er.

Alle er motiveret af noget. Og alle har også noget, de ikke er motiveret af. Det har du også selv. Vi tror fejlagtigt, at andre bliver motiveret af det samme som os selv. Vi tror altid, at resten af verden ligner os selv. 

Du kan nå rigtig langt, hvis du kan gennemskue, hvad der motiverer hvert enkelt menneske i den gruppe, du faciliterer – og hvis du kan aktivere deres personlige motivation. Der var en klog mand, der sagde, at hvis du vil lære en mand at bygge en båd, så skal du bare vække hans udlængsel mod havet.

Og vi tror også fejlagtigt, at motivation er statisk. Men motivation vil ofte ændre sig over tid. Det er faktisk helt normalt, at deltagere i en gruppe motiveres af aktiviteter og præstationer i begyndelsen og senere hen af relationer eller ansvar.

Når jeg her taler om motivation, er det selvfølgelig ikke klassiske, basale behov som at spise, sove osv. Men det er de højere liggende, mere komplekse behov set i forhold til den tid, man befinder sig i en gruppe. Altså hvad vi motiveres af over tid. For selvom relationer kan være meget motiverende for, om man forbliver i en gruppe, er det oftest ikke ønsket om en god relation, der i første omgang fik én ind i gruppen.

Motivation over tid

Aktiviteten (sjov eller relevant brug af vores tid): Det første, der ofte drager os ind i en gruppe, er de ydre rammer som eksempelvis aktiviteten. Det er det, vi umiddelbart opfatter som det, vi gør i denne gruppe. 

‘Jeg spiller fodbold’, ‘Jeg går til violin’,’Jeg skal til middag hos en ven’, ‘Jeg vil gerne hjælpe som frivillig for en god sags skyld’ osv. Aktiviteten er det, vi er inviteret til at deltage i og takker ja til på mødeindkaldelsen. Eller som vi gerne vil afprøve i foreningen eller gruppen, vi tager af sted til. Det er i yderste konsekvens vores meningsfulde undskyldning for at mødes. Hvis vi inviterer gæster, siger vi jo også: Vil du komme til spisning, i stedet for at sige: Vil du være sammen?

Men aktivitetens indflydelse på vores motivation bliver mindre over tid. Hvis ikke vi kan få dækket dele af de andre motivationsfaktorer over tid, skal aktiviteten virkelig betyde meget for os, hvis vi skal blive hængende. Det vigtige at forstå ved aktiviteten er, at det typisk er den, man umiddelbart fra starten bliver tiltrukket af.

Præstation (selvtillid): I de fleste sammenhænge vil selve aktiviteten over tid betyde mindre for, om vi er motiverede til at være en del af gruppen. Den næste typiske motivationsfaktor, vi møder, kan være præstationen. Altså at kunne finde ud af at være dygtig til den aktivitet, vi har kastet os ud i.

Vi har alle behov for anerkendelse, og en af de mindst komplicerede måder at opnå anerkendelse på er at være god til noget, som andre kan se og respektere os for. At være god til noget styrker vores selvtillid, altså andres opfattelse af os. Men præstationen kan også være indadvendt. At gennemføre et maratonløb, tabe sig ti kilo eller lære at slå ild med flintesten er ikke nødvendigvis noget, vi gør for at andre skal se, at vi er dygtige. Det kan også være for vores egen interne accept af vores præstation. En slags intern bekræftelse.

Bagsiden ved præstationer er, at de jo bliver forældede. Vi kan ikke blive ved med at glædes ved, at vi scorede det afgørende mål i en fodboldkamp for to år siden. Så hvis jeg fortsat skal være motiveret af at præstere, er jeg ofte nødt til at blive ved med at præstere stadigt bedre.

Relationer (selvværd): Den næste motivationsfaktor, vi typisk møder, er de meget vigtige relationer. Jeg vil argumentere for, at det primært er relationer, der fastholder os i en gruppe. Gode, sunde relationer styrker vores selvværd, altså vores oplevelse af, hvem vi er. 

Og ligesom vi på en eller anden måde bliver forbundet med vores familie, kæledyr og tætteste venner, bliver vi også forbundet med kolleger, foreningskammerater eller endda folk i lokalmiljøet – naturligvis i større eller mindre grad.

Relationer betyder meget for os. Vi kender alle skræmmescenariet fra historien om Palle alene i verden. Og vi kan formentligt sagtens alle forestille os, hvor forfærdelig en situation det ville være at være helt alene uden nogen at spejle sig i.

Måske er en af de største dannelsesudfordringer i vores samfund i dag, at voksne ikke har ordentligt tid til at være sammen med børn og unge. Jo mere pressede vi bliver på tid og des mere vi isolerer os i stimulerende digitale universer, des mindre får vi dyrket relationer med børn og unge. Der er masser af eksempler på børn og unge, der stimuleres af telefoner og tablets i stedet for at snakke med de mennesker, der er omkring dem.

Hvorfor er det egentlig relevant, at der er nogen, der kan sikre faciliteringen af de gode relationer? Jo, for selvom det er de gode relationer, der er helt afgørende for, om vi får noget ud af at være i gruppen, kan vi jo opnå dette i mange forskellige grupper. Altså at få dækket vores behov for gode relationer. 

Aktiviteten, præstationen eller undskyldningen for at mødes er ofte fortsat vigtig for at initiere, at vi mødes i den gode relation. Men ‘nogen’ skal sikre skabelsen af den tilbagevendende gode undskyldning for at fortsætte med at mødes.

Foto: Jacob Warrer

Identitet (kultur): Jeg har valgt at tage identitet med som en motivationsfaktor, man bør kigge på over tid, fordi der i forbindelse med identitet ligger nogle oplagte faldgruber, som kan gøre det svært at tiltrække og endda fastholde folk i en gruppe. 

For jo stærkere et værdi- eller kulturfællesskab man har, des mindre attraktivt vil det oftest synes for folk, der ikke identificerer sig med gruppen. Man kan sige, at grupper med større kulturfællesskaber er mere komplekse at skulle identificere sig med. Jo stærkere en identitet en gruppe har, des mere bliver man fastholdt, hvis man er i gruppen og køber ind på identiteten, men des sværere vil det også være at tiltrække nye medlemmer til gruppen.

Ansvar (anerkendelse): Den sidste faktor, jeg synes er vigtig at have med i overvejelsen omkring vores motivation over tid, er ansvar. Det at føle medansvar for en gruppes aktivitet eller adfærd kan være den kraftigste motivation af dem alle. Men også en, der kan få folk til at kaste håndklædet i ringen og løbe skrigende bort. 

Det kan være som frivillig hjælper i en gruppe eller forening, men også i forhold til vores arbejdsplads, hvor for meget ansvar kan presse os, og for lidt ansvar kan få os til at kede os eller gå i stå.

Det at kunne være til gavn og føle, at man gør en forskel, er en meget stærk drivkraft. En af de gode ting ved at facilitere ved hjælp af folks ansvarsfølelse er, at det ligesom med aktiviteten hurtigt kan blive den gode undskyldning, en person mangler for at tage del i gruppen eller fællesskabet. 

Hvis du skal facilitere en konference, og der er bestemte personer, du godt kunne tænke dig skulle deltage, skal du bare opfordre dem til at være talere eller paneldeltagere på konferencen. Eller være en del af planlægningen eller afviklingen, som de kan føle ansvar for. For det er nemt at finde sig tilrette i.

Det svære og spændende ved at facilitere ansvar er, at man skal finde ud af, præcis hvad det er, den enkelte tænder på at bidrage med. Hvis du opfordrer folk til at bidrage med en opgave, de er utrygge ved, vil de formentligt takke nej. Omvendt, hvis du opfordrer dem til noget, som de synes er for simpelt, eller som de ikke gider, vil de også takke nej. Så kunsten er at finde ud af præcis, hvad der motiverer den enkelte. 

I en gruppe, i en forening eller på en arbejdsplads hersker der ofte en uformel kultur, hvor ansvar følger anciennitet. På et tidspunkt får man lederansvar eller ansvar for særligt svære opgaver. Og efterhånden bliver ansvaret større og større. 

Ofte virker det til, at man kun kan bevæge sig opad imod mere ansvar. Så hvis man ikke vil det, virker det tit til, at der kun er én vej ud og det er helt ud af gruppen. Altså at finde sig et nyt arbejde (eller blive fyret), trække sig ud af foreningen eller forlade gruppen. 

Jeg vil påstå, at denne mekanisme ofte skyldes dårlig facilitering af, hvordan man kan gå nedad i ansvar. Både i forhold til at få dette forventningsafstemt fornuftigt i forhold til kolleger eller venner, så alle anerkender, at man trækker følehornene lidt til sig, og at det sker på en måde, hvor man ikke mister status eller anerkendelse i en grad, der tvinger en ud af relationen.

Det er ikke blevet sværere at tiltrække frivillige, for vi er alle sammen stadig mennesker, som er glade for at indgå i meningsfulde relationer med andre.

Men der er større konkurrence om menneskers opmærksomhed, og man skal have større fokus på, hvad der skal til for at tiltrække, motivere og fastholde frivillige. Man skal være dygtig til at facilitere gode relationer.

Det er ikke for sjov at tiltrække frivillige.