En undersøgelse af medarbejdernes oplevelser under første bølge af COVID-19 blev brugt aktivt, da anden bølge ramte Center for Planlagt Kirurgi på Hospitalsenhed Midt.
Af Line Borreskov Dahl, Karen Schmøkel, Anne Marie Kjærsgaard-Andersen, Birgitte Skovgaard og Maria Brinck Krog
COVID-19-pandemiens første bølge i foråret 2020 havde store konsekvenser for såvel patienter og pårørende som medarbejderne.
I Center for Planlagt Kirurgi på Hospitalsenhed Midt oplevede vi som ledere store udfordringer med at udføre den optimale ledelse under perioden. For medarbejderne var det en lang periode med mange ubekendte faktorer og udfordringer, og centerledelsen og afsnitslederne fandt det derfor nødvendigt og relevant at evaluere COVID-19-perioden i foråret 2020 for at få indblik i de oplevelser og erfaringer, medarbejderne havde haft.
Målet med undersøgelsen var dels at forberede håndteringen af en anden bølge, dels at give medarbejderne en mulighed for at blive hørt og komme af med deres frustrationer. I denne artikel vil vi redegøre for resultaterne af undersøgelsen og beskrive, hvordan resultaterne har været brugt som ledelsesværktøj under anden COVID19-bølge.
Omskiftelig hverdag under første bølge
Under COVID-19-pandemiens første bølge gik Regionshospitalet Silkeborg på meget kort tid fra at være et hospital med et stort indtag af ortopædkirurgiske og medicinske patienter til at være et hospital i beredskab med medarbejdere udlånt til andre funktioner på andre matrikler i eksempelvis medicinsk afdeling, akutafdeling, podestation, testcenter og andet ortopædkirurgiske afsnit. Mange medarbejdere i Center for Planlagt Kirurgi blev oplært i medicinsk eller intensiv behandling, og nogle medarbejdere blev sendt
Mange medarbejdere i Center for Planlagt Kirurgi blev oplært i medicinsk eller intensiv behandling, og nogle medarbejdere blev sendt hjem, mens andre fik helt nye roller og rammer. Den omskiftelige hverdag med behov for hurtige beslutninger og handlinger betød, at den dialogbaserede ledelse blev erstattet med topstyring.
I maj-juni 2020, da første bølge lagde sig, og tingene så småt blev normaliseret, kunne medarbejderne vende tilbage til næsten vante opgaver og rammer. Men stadig med en usikkerhed for en ny opblussen af COVID-19.
Undervisning beroligede medarbejderne
Fokus i undersøgelsen var temaerne kvalitet af undervisningen/oplæringen, læring, udfordringer og informationsniveau.
I forhold til undervisning/oplæring viser undersøgelsen, at flere medarbejderne oplevede, at den etablerede undervisning i “Den medicinske patient” og “Anvendelse af værnemidler” under første bølge beroligede dem, og de fik en oplevelse af at kunne klare et vist ansvar i en anden klinisk hverdag.
Dog erfarede mange efterfølgende en uoverensstemmelse mellem den information, de fik i undervisningen, og virkeligheden. De kom til at varetage plejeopgaver og koordinering af medicinske patienters forløb, som de ikke følte, at de havde kompetencerne til, da det medicinske speciale er kompleks.
Enkelte afsnitsledere deltog i udformningen af undervisningen. De oplevede, at det var svært at identificere, hvad undervisningen præcis skulle indeholde. Afsnitslederne fandt det vanskeligt at prioritere indholdet i undervisningen for at understøtte en faglig sikkerhed hos medarbejdere, der skulle gå fra at være ekspert i et fagområde til at være novice i et andet fagområde.
Samarbejde på tværs gik gnidningsfrit
Medarbejderne oplevede, at barrierer blev nedbrudt, og at samarbejdet på tværs af afsnit og sektorer gik mere gnidningsfrit end vanligt. Derudover oplevede flere medarbejdere, at læring fra den medicinske afdeling kunne tages med tilbage til ortopædkirurgisk regi.
Medarbejderne erfarede desuden, at telefon- og videokonsultation fungerede godt. De ser et potentiale i at arbejde videre med implementeringen af dette på den anden side af COVID-19 pandemien. Medarbejderne oplevede også en tryghed i, at beredskabet blev mobiliseret og at vide, at der var nogle, som stod bag dem med en plan.
Afsnitslederne oplevede, at hierarkiet trådte i kraft, og at det fungerede. Perioden åbnede også op for kreativiteten, hvor man som leder måtte tænke ud af boksen. Set tilbage på perioden gav dét afsnitslederne en oplevelse af drivkraft og motivation.
Bekymring for manglende kompetencer
Flere medarbejdere oplevede en udbredt bekymring for ikke at have kompetencer til de nye opgaver, som de skulle varetage. Der var en generel oplevelse af, at der manglede en forventningsafstemning og kompetencevurdering fra nærmeste leder og modtagende afsnit.
Flere medarbejdere oplevede at stå i et dilemma, hvor de gerne ville hjælpe i en svær situation, men samtidig oplevede ikke at have de fornødne kompetencer. Mange havde derfor enormt svært ved at sige fra i en presset periode.
Hos nogle medarbejdere opstod en uretfærdighedsfølelse i forhold til fordelingen af arbejdsopgaver, hvor nogle medarbejdere fra Center for Planlagt Kirurgi blev sendt hjem, mens andre fra centret havde en tung vagtbyrde og varetog andre funktioner end vanligt.
Patientindlæggelserne kom ikke som forventet, og de udsendte medarbejdere oplevede at være rigtig mange på arbejde til få patienter, hvilket også gjorde, at afstandskravet blev sværere at overholde.
Udfordring ikke at have fast tilknytningssted
Nogle udsendte medarbejdere nåede at arbejde op til fem forskellige steder i forårsperioden. Det blev oplevet som en udfordring ikke at have et fast tilknytningssted, hvilket skabte utryghed og frustrationer. Mange medarbejder gav udtryk for at føle sig magtesløse og nedtrykte.
Andre følelser ramte de hjemsendte, som ikke havde mulighed for at bruge deres kompetencer. De kæmpede i stedet med dårlig samvittighed og en usikkerhed omkring en uforudsigelig fremtid.
Der var efterfølgende et ønske om gennemsigtighed i forhold til beslutningsprocessen ved fordeling af medarbejderne. Flere gav udtryk for manglende synlighed og dialog om, hvem der skulle være til stede i beredskabet, og hvem der ikke skulle være det.
Mange nye arbejdsopgaver og omstillinger
Der var i perioden mange nye arbejdsopgaver og omstillinger for alle medarbejdere. Afsnitslederne oplevede det særligt udfordrende at manøvrere rundt i de mange forskellige udmeldinger fra hospitalsledelsen, regionen og regeringen. Udmeldingerne blev ofte ændret, hvorefter planerne og udmeldingerne til medarbejderne også skulle ændres.
Afsnitslederne oplevede det som svært og frustrerende at navigere mellem krav fra ledelsen, fagorganisationer og medarbejdere. Der var ofte forskellige og modsigende informationer, hvilket var svært at håndtere i den daglige praksis, og afsnitslederne oplevede, at der opstod mistillid til dem fra medarbejderne.
Kommunikation er vigtig og svær
Kort efter regeringens pressemøder oplevede medarbejderne, at det var svært at være første kontakt til patienterne, som ofte forventede, at hospitalet var opdateret og velinformeret i tråd med nyeste nationale informationer og retningslinjer.
Medarbejderne oplevede det endvidere problematisk, at meget kommunikation både om nye retningslinjer og personlig, sårbar information skulle foregå via mail fra daglig leder. Det blev derimod generelt oplevet som positivt at modtage daglige nyhedsbreve fra centerledelsen.
Afsnitslederne erfarede, hvor vigtig og svær kommunikation var, især når der kun var én kommunikationsvej som eksempelvis mail. Det har medført misforståelser og fortolkninger. Erfaringen har derfor været, at ledelse af medarbejdere ikke alene skal ske via mails, og at der ikke må gå på kompromis med det relationelle i en så svær og speciel periode.
Afsnitslederne oplevede at modtage meget ny information, som tidstro skulle viderebringes til deres medarbejdere. De oplevede det som en balancegang at vurdere, hvilke informationer det var vigtigt at videreformidle til medarbejderne. Informationerne centralt fra kunne være modsigende, hvorfor de fandt det væsentligt at være velinformeret fra deres daglige leder i form af centerledelsen.
Brugte erfaringer til planlægning af beredskab
Sammen kom vi igennem det og fik en erfaring, som vi håbede, vi kunne gemme i vores erindringer og lære af, men ikke skulle bruge i praksis igen. Men sådan blev det desværre ikke, da der som bekendt kom en anden bølge.
Heldigvis var vi lidt bedre rustet end sidst qua vores erfaringer fra første bølge og resultaterne fra undersøgelsen. Vi startede med at gøre os det klart, hvordan vi kunne gøre det nemmere for medarbejderen at være udsendt, og hvordan vi kunne eliminere eller afbøde de ting, der havde givet frustrationer hos medarbejderen ved første bølge.
Nøgleordene for anden bølge blev synlig og tydelig ledelse, dialog, kompetenceafklaring og psykologisk sikkerhed for udsendte medarbejder.
Andre rammer for medarbejdere
Som nævnt oplevede medarbejderne under første bølge et informationsoverload og mange divergerende udmeldinger fra ledelsen, der skabte mistillid og påvirkede relationen mellem medarbejderen og ledelsen.
Derfor blev der under anden bølge sat andre rammer, og afstanden fra udsendte medarbejdere til både oversygeplejerske og nærmeste leder blev betydeligt kortere. Nærmeste leder og oversygeplejersken havde fastlagte møder hver 14. dag med de udsendte medarbejdere med mulighed for fysisk eller virtuelt deltagelse.
Til møderne blev det talt om forventninger, frustrationer og løsningsmodeller, og afsnitslederen fra modtagerafsnittet deltog også i møderne, hvis der var behov for det. Ved møderne håbede vi som ledere på, at medarbejderne kunne mærke en tydelig ledelse, at de var orienterede og med i beslutningsprocessen, og at vi var åbne for input og gode ideer fra medarbejderne.
Vi undgik også, at al kommunikation skulle foregå på skrift og derved minimerede dermed risikoen for tolkning og misforståelser. Ydermere blev det aftalt, at nærmeste leder skulle have kontakt med hver enkelt udsendt medarbejder minimum én gang om ugen for at understøtte den enkeltes trivsel. På den måde fik vi taget hånd om udfordringer og frustrationer løbende, så de ikke fik lov at hobe sig op.
Tillidsrepræsentanter tæt på
Gennem hele anden bølge var tillidsrepræsentanten tæt på ledelse og medarbejdere. Pågældende var CC på alle de mails, der blev sendt ud, for at sikre gennemsigtighed i informationer.
Medarbejderne fik også information om “der er intet nyt” eller “har læst din mail og vender tilbage”. Som ledere forsøgte vi så tidstro som muligt at vende tilbage med svar, så medarbejderne kunne undgå unødige bekymringer og kunne fokusere på det, der var opgaven: Patientplejen og behandlingen.
Center for Planlagt Kirurgi opfordrede modtageafsnittet til at udarbejde et introduktionsprogram med mulighed for afkrydsning og opfølgning. Det indebar fælles undervisning og simulations- og sidemandsoplæring. Resultatet blev blandt andet et oplæringsprogram, der også kan bruges ved en evt. tredje bølge.
Stor ledelsesmæssig opgave
Fra Center for Planlagt Kirurgi var der en stor ledelsesmæssig opgave i at være medleder af personalet på afstand i et nyt speciale og på en anden matrikel, samtidig med at der skulle være klare aftaler om ansvar og opgaver for medarbejderne.
Center for Planlagt Kirurgi anbefalede hospitalets taskforce for COVID-19-beredskabet, at medarbejderne skulle udsendes samlet, så de havde nogle kendte kollegaer at arbejde sammen med. Det blev også anbefalet, at medarbejdere ikke blev sendt på flere forskellige afdelinger inden for sammen periode, men altid skulle møde ind det samme sted. Det blev muligt til stor glæde for medarbejdergruppen.
Som leder var det tydeligt efter første bølge, at medarbejderne skulle prioriteres højt, at man var medarbejdernes talerør i det nye afsnit, og at det var vigtigt at forholde sig undersøgende til de direktiver, der blev udsendt fra hospitalsledelsen.
Det var også vigtigt at få direktiverne omsat, så medarbejderne kunne forstå de ændringer og beslutninger, som var truffet i hospitalets taskforce for COVID-19-beredskabet. Og det var vigtigt at bringe medarbejdernes perspektiv tilbage til taskforcen, hvis ikke ændringerne gav mening eller gjorde noget godt for medarbejderne og deres trivsel.
Udfordrende at stå fast
Det har til tider være udfordrende at stå fast på de nævnte områder, da ledelsen på det modtagende afsnit ikke havde den samme viden og udgangspunkt, som ledere fra Center for Planlagt Kirurgi havde fået fra undersøgelsens resultater.
Det kunne være interessant, hvis vi som hospital kunne lave en fælles opsamling af erfaringer og viden for på den at være på forkant i forhold til at etablere en fælles platform at stå på ved fremtidelige, lignende situationer. At dele viden og erfaring med andre afdelinger skaber det bedste resultat, hvis det sker, før en beredskabsplan bliver aktiveret.
Der er stadig meget, vi kan lære, og vi har fortsat nogle opmærksomhedspunkter at arbejde videre med. Tjenetidsplan, kompensation for vagtafvigelser og kørselsfradrag fyldte eksempelvis stadig for meget hos medarbejderne ved anden bølge, men dette bør ikke være en bekymring blandt medarbejderne.
Administrativ understøttelse af beredskab
På baggrund af vores erfaringer kunne det i en kommende, lignende situation være hensigtsmæssigt at overveje, hvordan beredskabet kan understøttes administrativt, så lederne primært kan koncentrere sig om den direkte personaleledelse med fokus på kerneopgaven og på medarbejderens trivsel og kompetencer.
Dette kunne skabe de bedste rammer for, at medarbejderne kan koncentrere sig om pleje og behandling af patienterne. Ligeledes ønsker vi en øget fleksibilitet i tilpasning af kapaciteten og mere agile aftaler i forhold til netop at tilpasse det daglige fremmøde.
Det tyder dog på, at vi er lykkes med at sikre medarbejdernes trivsel og psykologiske sikkerhed i beredskabet ved anden bølge. Mange af de udsendte medarbejdere fra Center for Planlagt Kirurgi har meldt sig til at være i beredskabet, hvis der kommer en tredje bølge, og hospitalsledelsen har været tilfreds med den ledelsesindsats, der blev udøvet.
Vi tillader os derfor at formode, at det er resultatet af et øget ledelsesmæssigt fokus på medarbejderne med afsæt i resultaterne fra undersøgelsen.
FAKTA: Om undersøgelsen
- Undersøgelsen bærer titlen “Spotlight på COVID-19 – Foråret 2020 i Center for Planlagt Kirurgi” og er udarbejdet af medarbejdere fra Kvalitets- og udviklingsteamet i Center for Planlagt Kirurgi. Den er lavet for at få indsigt i, hvordan medarbejderne i centret oplevede COVID-19-perioden i foråret 2020.
- Til undersøgelsen blev der benyttet en kvalitativ tilgang med individuelle interviews af de medarbejdere i Center for Planlagt Kirurgi, som ønskede det, og som var mulige at interviewe inden for inklusionsperioden. Til interviewene blev der anvendt en semistruktureret interviewguide med temaerne beskrevet i formålet og mulighed for at supplere med nyopståede temaer.
- I alt 88 medarbejdere og afsnitsledere blev interviewet. Alle faggrupper som læger, sygeplejersker, serviceassistenter, fysioterapeuter, psykologer og sekretærer fra Center for Planlagt Kirurgi var repræsenteret.
- Undersøgelsen kan hentes her