Nøgleordene er forankring og inddragelse af driften i forberedelserne til Aalborgs nye universitetshospital, der står færdigt i 2020.
Af Thomas Pryssing
Region Nordjylland er lige nu i gang med at bygge et nyt hospital i form af Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU) på 170.000 kvadratmeter i Aalborg Øst. NAU gør det muligt på sigt at samle de fleste af de funktioner, som i dag ligger på Aalborg Universitetshospitals matrikler i det centrale Aalborg.
Opgaven med at forberede ibrugtagningen af den nye matrikel sker i regi af Klar til NAU-programmet. Programmet er forankret i Klar til NAU-kontoret, der er et dedikeret kontor direkte under hospitalsledelsen på Aalborg Universitetshospital.
Formålet med Klar til NAU-programmet at sikre, at Aalborg Universitetshospital bliver klar til at flytte og tage det nye hospitalsbyggeri i brug, at der udvikles nye måder at arbejde på ud fra et tværgående patientforløbsfokus, og at potentialer for effektivisering afdækkes til videre implementering i klinikken.
Mindsettet skal flyttes
At blive klar til at flytte ind i et nyt hospitalsbyggeri er en omfangsrig og kompleks opgave både logistisk, organisatorisk og kulturelt. Det er ikke kun mennesker og maskiner, der skal flyttes, men også hele mindsettet i organisationen.
Opgaven fordrer et tæt samarbejde mellem mange regionale aktører, herunder ikke mindst den regionale byggeorganisation, der varetager selve opgaven med at opføre den kommende matrikel i Aalborg Øst, regionens it-afdeling, regionens kommunikationsafdeling og Aalborg Universitetshospital.
Klar til NAU er også et kulturforandringsprojekt, som skal give øget kvaliteten i patientbehandlingen på tværs af hospitalet, herunder på hospitalets øvrige matrikler i Farsø, Hobro og Thisted samt funktionerne i Hjørring og Frederikshavn. Derfor fordrer opgaven, at Klar til NAU også indgår som en naturlig ogintegreret del af selve den kliniske drift på Aalborg Universitetshospital.
Forankring og inddragelse
Hvordan har vi så konkret valgt at gribe opgaven an med at gøre Aalborg Universitetshospital klar til det nye hospital? Nøgleordene er forankring i og inddragelse af driften. Kun på den måde kan vi lykkes med at skabe ejerskab omkring at gentænke vaner og arbejdsgange ud fra et tværgående patientforløbsfokus.
På Aalborg Universitetshospital har vi valgt at placere en klinikchef, viceklinikchef eller servicechef i spidsen for hvert enkelt af de 16 delprojekter i omstillingsporet under Klar til NAU. Omstillingssporet er det spor, der beskæftiger sig med at afklare, hvordan hospitalet mest hensigtsmæssigt anvender den nye bygning (se figuren nedenfor). Det sætter en tyk streg under, at ansvaret for projektet ligger i klinikken.
For at sikre en overordnet ensartethed i tilgangen er der udarbejdet ti centrale principper eller narrativer for NAU (se boksen nedenfor).
Principperne fungerer som pejlemærker for aktiviteterne under Klar til NAU-programmet og er udarbejdet med udgangspunkt i blandt andet regionale fokusområder og hospitalets vision. Med de ti principper som fundament kan de enkelte delprojekter formulere mere detaljerede og dynamiske koncepter, der efterfølgende kan testes i klinikken.
Patienter bliver også involveret i processen igennem delprojekterne, så vi sikrer, at vi får patientperspektivet med i processerne og dermed matcher virkeligheden.
For eksempel har der været stor gavn af patientinputs om, hvordan der skal arbejdes i de enestuer, som bliver normen i det nye byggeri. Det har givet et uvurderligt indblik i, hvad patienterne forventer, hvordan man bedst dokumenterer sammen med dem, og hvad de oplever, der er nødvendigt for at skabe de bedst mulige forløb.
Uddannelse i forandringsledelse
Det er vigtigt, at lederne går forrest og stiller sig frem som bannerførere for udvikling og forandring, hvis det skal blive en succes. De skal have Klar til NAU på rygraden og tænke det med i alle tiltag lokalt, ligesom de fra starten har lagt en plan for, hvordan deres afdeling bliver klar til NAU.
Til at støtte op om forandringsprocesserne har Aalborg Universitetshospital skabt en formaliseret intern efteruddannelse i forandringsledelse, der skal sætte ledere og MED-repræsentanter i stand til at gennemføre forandringer i forbindelse med Klar til NAU-opgaven.
Konkret indebærer det deltagelse i en række temamøder, kendskab og adgang til værktøjer i ledelsesarbejdet og et udviklingsforløb, hvor afdelingernes ledelsesteams deltager og arbejder med den fælles ledelsesopgave ud fra en Klar til NAU-case. Uddannelsen i forandringsledelse er med til at forankre ansvar og ejerskab for NAU-opgaven i hele ledelses- og MED-strengen.
Forbedringsagenter som ambassadører
Det er dog ikke kun ledere, der uddannes som en del af Klar til NAU. Hvert år tilbydes fem-seks dedikerede medarbejdere såkaldte NAU Fellow-forløb, som er et efteruddannelsesforløb i ledelse af forbedringsprojekter.
Formålet med NAU Fellow-programmet er at inddrage afdelingslæger, læger under hoveduddannelse og øvrige medarbejdere med en sundhedsfaglig baggrund i den praktiske udvikling af organisationen frem mod overgangen til det nye universitetshospital. Deltagerne uddannes konkret til:
- At være forbedringsagenter: Deltagerne skal gennemføre et forbedringsprojekt, hvor udvalgte arbejdsgange ændres og udvikles, så der opnås et optimalt samspil mellem arbejdsgange, mulighederne i de nye fysiske rammer og byggeriets koncepter og hospitalets vision.
- At være kulturbærere: Deltagerne skal fungere som ambassadører for NAU.
- At være aktive: Deltagerne skal indgå i delprojekternes arbejde frem mod ibrugtagningen af NAU og/eller på anden måde deltage aktivt i ændringer af arbejdsgange, som har relevans for Klar til NAU-programmet.
Egnede kandidater udpeges af klinikledelserne med inddragelse af ledende overlæger og afsnitsledende sygeplejersker, og hver NAU Fellow understøttes af en sponsor i form af en leder, som sikrer ressourcer og ejerskab til projektet. I slutningen af forløbet og på baggrund af en konkret afrapportering godkendes hver NAU Fellow af den udvidede hospitalsledelse, der blandt andet består af hospitalsledelsen og klinikchefer.
Selve forløbet strækker sig over syv måneder fra oktober til maj, og netop nu er det fjerde kuld ved at nå i mål med deres projekter (se boks).
Essentielt at alle øver sig
Opgaven med at teste nye arbejdsgange er dog ikke kun forbeholdt forbedringsagenterne. Det er essentielt, at alle øver sig, inden man står i en ændret hverdag i det nye byggeri og med nye krav til fleksibilitet. Arbejdet med at blive klar til det nye hospital er således integreret i klinikken allerede nu, ligesom det er indskrevet i hospitalets handleplan.
Det betyder, at man i alle afdelinger arbejder med ændringer ud fra, hvordan man forventer at løse opgaverne på det nye universitetshospital.
Eksempelvis samarbejder medicinsk gastroenterologi med kirurgerne om, hvordan man bevarer fagligt fokus på den kroniske medicinske patient gennem skopier på tværs af afdelingsskel.
Den nyremedicinske afdeling arbejder med, hvordan man får en stor afdeling til at fungere som én enhed, når man ved indflytning på det nye universitetshospital bliver fordelt på flere matrikler. Fokus er særligt på ledelsesopgaven ud fra temaerne ”kurs”, ”koordinering” og ”commitment”.
Og den infektionsmedicinske afdeling skal i den kommende tid i gang med at afprøve et intermediært afsnit for medicinske patienter for at skabe en bedre, mere glidende overgang i patientforløbet.
Som det fremgår af eksemplerne, er spændvidden i casearbejdet stor. Det handler om at få opgaven gjort nærværende og fysisk på en måde, så forberedelserne til fremtiden også giver mening i nutidens kliniske drift.
Man kan aldrig kommunikere nok
Alle delprojekter, uddannelsesindsatser og forbedringsprojekter er væsentlige for vores evne til at sammenstykke den mest fleksible og optimale brug af det nye byggeri. Der er dog forskellige opfattelser af, hvad der er vigtigt at få på plads lige nu.
Vi må anerkende, at opgaver, der måske ikke umiddelbart virker presserende for Klar til NAU-programmet, kan fylde meget for medarbejderne. For eksempel kontorarbejdspladser og parkeringsforhold på den kommende matrikel.
Den forventningskløft forsøger vi at håndtere med så meget åbenhed og involvering af klinikken som muligt. Klinikken inviteres ind i processerne og får at vide, hvor langt vi er, og hvornår det næste ryk sker.
Udfordringen set fra Klar til NAU-programmets side er, at vi aldrig kan kommunikere nok. Fra Klar til NAU-kontoret forsøger vi at stille os til rådighed i forhold til at besvare spørgsmål, holde oplæg samt tilrettelægge faste informationsrul med de faglige råd og hospitalets MED-udvalg. Der er udtalt fokus på, at brugerne kan se sig selv i projektet, og at man fra programmets side tager sig tid til dialogen.
Kompleks og omfangsrig opgave
Der er tale om en kompleks og omfangsrig opgave, og det er fuldt ud forståeligt, at Klar til NAU kan være en vanskelig størrelse at forholde sig til midt i en travl og hektisk klinisk hverdag. Det er populært sagt en stor opgave, som skal lægges til en i forvejen stor opgave.
Klinikken er en vigtig brik til at sikre, at projektet lykkes. Det er jo først og fremmest patienternes hospital, og det er netop derfor, at klinikerne er sat for bordenden i delprojekterne. Det er ganske enkelt dem, der kender patientforløbene bedst.
Når man skærer ind til kernen i alle de komplekse processer, vi lige nu er midt i, er essensen, at vi ønsker at skabe mere sammenhængende patientforløb og give patienterne den bedst mulige behandling på vores nye universitetshospital.
Alt peger på, at vi er rigtig godt på vej.