Det er vigtigt ikke at undervurdere kompleksiteten af flytninger og ibrugtagning af nye hospitaler, som ofte medfører ofte fejl og mangler.
Af Christian Andersen
Glem alt om nybyggede sygehuse, som fungerer perfekt fra dag 1. Ibrugtagning, flytninger og fejl hænger sammen, når det handler om hospitalsbyggerier. Selvom regionerne tager de mange kommende opgaver om flytning og ibrugtagning af nye afdelinger og hospitaler alvorligt, har de måske undervurderet kompleksiteten, lyder det fra folk med ekspertise i området.
Ifølge markedschef for Hospitaler Michael Møller hos Niras har de kommende flytninger og ibrugtagninger ofte usete dimensioner på dansk grund. Der er behov for at betragte en flytteproces på en ny og mere krævende måde.
”Det er nærmest 50 år siden, at vi sidst byggede hospitaler i Danmark. Nogle af de nye byggerier nærmer sig, at de skal tages i brug. Men hospitalerne ligger af gode grunde ikke inde med ekspertisen i at flytte så store enheder,” siger han.
”Tidligere ordnede driftsafdelingen klargørelsen, når man for eksempel tog en ny operationsstue i brug. Og hvis operationsstuen ikke virkede, var det ikke en katastrofe. For der var jo andre operationsstuer, som man kunne bruge. Nu er der tale om, at man tager 10.000-vis af nye kvadratmeter i brug. Nu skal der andre virkemidler til for at flytte ordentligt ind i nybyggeriet,” siger Michael Møller.
Der findes næppe standardløsninger
Ifølge markedschefen findes der næppe en standardløsning for den perfekte flytning og ibrugtagning.
”Løsningen afhænger af den enkelte afdeling og det enkelte hospital. De enkelte afdelinger og hospitaler spiller en stor rolle i forhold til at løfte den enorme opgave at sikre sig, at afdelingen og hospitalet egentlig er klar til klinisk drift, når patienter, sygeplejersker og læger vælter ind,” siger Michael Møller.
Han mener, at der til tider er for høj fokus på mursten i sygehusbyggerier.
”Et sygehusbyggeri er ikke kun et byggeprojekt, men i høj grad et kulturprojekt. En ibrugtagning af nyt sygehusbyggeri er ofte også en ændring af vaner, traditioner, arbejdsprocesser, organisering og kultur tilsat personaleudskiftninger. Det gør kun ibrugtagningen endnu mere kompleks, at der er knyttet adskillige forventninger og krav til de nye byggerier,” understreger Michael Møller.
Driftsorganisationer skal nytænkes
En overset aktør i flytteprocesserne er driftsorganisationerne. Michael Møllers kollega Nicholas Olejas fra Niras vurderer, at der er behov for en nytænkning af driftsorganisationerne allerede på et tidligt tidspunkt.
Organisationen bør udvikles i takt med, at byggerierne bliver større og mere krævende ikke mindst på IT-siden, nævner han. Det er meget store og teknisk komplekse bygningsmasser, som skal modtages og driftes på relativ kort tid, og det kræver ressourcer, nytænkning og organisationsudvikling.
”Vi kan risikere at stå i en situation, hvor alt kører perfekt på en ny afdeling, men driftsorganisationen er ikke klar til at håndtere de nye udfordringer som følger heraf. Hvis man formår at indtænke og udvikle driftsorganisationerne i god tid forud for indflytning og mere progressivt i forhold til driften efter indflytning og ibrugtagningsprojektet, kan man bedre justere og tilpasse organisationen og arbejdsprocesserne hen ad vejen,” siger Nichcolas Olejas.
Center med flytning som speciale
I Region Hovedstaden vil enhedschef Mette Mylin fra Plan og Byg, Center for Ejendomme, arbejde for, at flytning og ibrugtagning af afdelinger og hospitaler bliver et speciale i regionens forholdsvist nyoprettede Center for Ejendomme (CEJ).
”Jeg har hørt på vandrørene, at der er er steder i landet, hvor budgettet for flytteprocessen er langt overskredet. I Center for Ejendomme er vi blandt andet derfor meget bevidste om at tage flytteprocessen alvorligt og at have respekt for, hvor afgørende en god og betids planlægning er. Planlægning i god tid og med inddragelse af alle nødvendige kompetencer hjælper også til, at vi kan overholde vores princip om at tilstræbe business as usual under og efter flytningen,” udtaler hun.
”Med etablering af Center for Ejendomme har Region Hovedstaden mulighed for at samle kræfterne og udvikle flyttearbejdet som speciale. Det er dog vigtigt at understrege, at Center for Ejendomme er en ganske ung virksomhed, som stadig er i en opbygningsfase og indtil videre har vi ikke erfaring med flytning af hospitaler til nybyggeri,” siger Mette Mylin.
Hun oplyser, at CEJ som udgangspunkt arbejder ud fra et princip om, at flyttekoordination foretages internt i Region Hovedstaden, mens flytterådgivning og den fysiske flytning købes eksternt. Region Hovedstaden er i gang med at opføre omkring 500.000 kvadratmeter nybygget hospital på en række matrikler.
”Center for Ejendomme følger planlægning og gennemførelse af de igangsatte hospitalsflytninger på Rigshospitalets Nordfløj og på Herlev Hospital og Gentofte Hospital i Herlev for at opsamle viden til brug for de fremtidige hospitalsflytninger, som Center for Ejendomme skal stå for,” oplyser Mette Mylin.
En flytning er kompleks
Direktør Jens Sauer ved alt om, hvor komplekse flytninger af afdelinger og hospitaler kan være. Han er måske den mand i Danmark, som har mest ekspertise med store flytninger med firmaet A2Z Move Management, der blandt andet har A.P. Møller og Rambøll på kundelisten.
Førstnævnte hjalp han og A2Z Move Management henover en weekend med at tilføre 1.200 arbejdspladser til A.P. Møllers hovedsæde på Esplanaden i København samtidig med, at der skete en intern rokering af 650 medarbejdere. Udpakning af 45.000 flyttekasser og klargøring af 1850 arbejdsstationer var en del af flytteopgaven.
Jens Sauer bistod også Region Sjælland med flytningen til Psykiatrisygehuset i Slagelse, som blev taget i brug i slutningen af 2015. Flytningen betød, at 650 medarbejdere fra matrikler i Roskilde, Vordingborg, Slagelse, Dianalund, Korsør og Nykøbing Sjælland skulle til Slagelse. Hele 44.000 kvadratmeter, svarende til 55 håndboldbaner, skulle ekviperes med udstyr, personale og, ikke mindst, patienter.
”Jeg er nervøs for, at regionerne desværre ikke tager kompleksiteten i flytteprocessen alvorligt nok. Som jeg har oplevet, går det ikke, at man fx sætter en ledende overlæge til også at være rokadechef samtidig med sit job på klinikken. Al ære og respekt for overlægen, men han eller hun har ingen paratviden og ekspertise i at flytte afdelinger, endsige hospitaler,” siger Jens Sauer.
Behandling er vigtigst
Ingen på hospitalerne ligger inde med den fornødne viden. De skal begynde fra scratch med viden, ledelse og organisation af flytteprocesserne. Det kan man ifølge Jens Sauer komme langt med, men spørgsmålet er, om man kan komme langt nok, påpeger han.
”Omkring 90 procent af alle løsninger i en stor flytteproces som for et hospital er baseret på paratviden. Ellers er det nærmest umuligt at styre kompleksiteten, som er iboende i flytningen,” mener Jens Sauer.
Hans erfaring fra Psykiatrihuset i Slagelse er, at det kliniske personale så vidt muligt skal holde fokus på patienterne, ikke på flytningen. Personalet skal inddrages og høres, men når flytningen bliver mere konkret, bør det kliniske personale gøre det, som de er bedst til: Behandle og pleje patienterne.
”Min anbefaling til hospitalsledelser, som står overfor en flytteproces, er, at de bruger tid på dialog med personalet, men sikrer sig at personalet ikke ændrer fokus fra patienterne til selve flytteprocessen. Ellers kan det få fatale konsekvenser for patienterne. Der er så mange ubekendte faktorer under en flytning, at det ikke giver mening, at det kliniske personale skal bruge tid og kræfter på at finde de bedste løsninger for en flytning. Personalet skal ’kun’ opstille behov for flytningen,” mener Jens Sauer.
Udstyr går til i byggerodet
At det let kan gå galt i en flytteproces, og Jens Sauer giver et eksempel fra en konkret hospitalsflytning, hvor ’hovsa-løsninger’ kunne have gjort flytningen dyrere end beregnet, hvis ikke lige det havde været for den detaljerede forberedelse og anvendelsen af gennemprøvede styringsværktøjer.
”En byggesag var forsinket i seks uger. Alle aftaler var indgået om flytning af inventar og teknik og installation af udstyr. Det var ikke muligt at sige til de forskellige leverandører, at de skulle vente seks uger, så inventar og udstyr blev flyttet som aftalt. Resultatet blev, at noget af udstyret og inventaret gik til i byggestøvet og byggerodet. Derudover kom ekstra udgifter til dobbeltdrift,” siger Jens Sauer.
Jens Sauer har i forbindelse med Psykiatrihuset i Slagelse oplevet, at flytning af en afdeling blev aflyst kun få dage før den påtænkte indflytning. Politiet havde annulleret flytningen af sikkerhedsmæssige grunde, fordi der var tale om patienter fra Sikringen i Nykøbing Sjælland.
”Hvis jeg havde været overlæge og rokadechef, var der risiko for, at jeg var gået i stå og ikke anet, hvad jeg skulle stille op kun få dage før en bebudet flytning. Men de uforudsete begivenheder er uundgåelige, særligt i sygehusvæsenet. Der er flytningen af ’kongedømmerne’, altså afdelingerne med patienter og personale, og oveni kommer det tekniske udstyr, som langt overstiger kompleksiteten for andre store flytninger,” slutter Jens Sauer.