Styrelsen for Patientsikkerhed omstillede sig på kort tid til kriseberedskab, da COVID-19 gjorde sit indtog. Det betød en arbejdshverdag med nye opgaver for medarbejdere og ledere.
Af Anne-Marie Vangsted
COVID-19 var stadig noget, der virkede langt væk, da overlæge Jeppe Nørgaard Rasmussen på et internt fællesmøde i Styrelsen for Patientsikkerhed holdt oplæg for sine kolleger om coronavirus, og hvad vi vidste om sygdommen COVID-19. På det tidspunkt var det en lidt abstrakt størrelse i en normal hverdag. Nogle sad måske og trippede lidt for at komme tilbage til deres presserende opgaver.
En måned senere var vores hverdag vendt på hovedet. Vores kriseberedskab var aktiveret, og flere og flere medarbejdere blev involveret i arbejdet med smitteopsporing, isolation og karantænesætning. For den enkelte medarbejder var det en radikal omstilling fra opgaver på vores normale kerneområder, og for vores organisation var det en agil og imponerende omstilling foretaget fra et øjeblik til det næste.
Når jeg ser tilbage, er jeg stolt, men jeg er ikke overrasket over, at vi som organisation kunne omstille os så effektivt.
En moden organisation
Først lidt baggrund: Styrelsen for Patientsikkerhed blev oprettet tilbage i 2015 ved en sammenlægning af Patientombuddet og tilsynsområdet fra Sundhedsstyrelsen. Klage- og erstatningsområdet fra Patientombuddet blev senere skilt ud i en selvstændig styrelse i 2018 i form af Styrelsen for Patientklager.
Styrelsen for Patientsikkerhed har siden oprettelsen haft store tværgående samarbejdsprojekter med fokus på at udvikle et nyt risikobaseret tilsyn, at sikre synergi mellem læring og tilsyn og med at opbygge en solid driftsorganisation.
På trods af at vores hverdag foregår på forskellige adresser i Randers, Kolding, Torshavn og København, har vi arbejdet sammen om forskellige udviklingsopgaver på kryds og tværs. Vi har en kultur, hvor vi er vant til at samarbejde med nye kolleger med andre fagligheder og organisatoriske tilhørsforhold om at finde løsninger på faglige og systemiske problemstillinger.
På grund af de særlige geografiske forhold, vi er underlagt, har vi en etableret kultur for møder via videokonferencer og Skype, og derfor har vi kunnet videreføre vores arbejde nogenlunde smertefrit under lockdown-situationen.
Organisatorisk omstilling
Vores opgaver i forbindelse med COVID-19 har krævet, at mange medarbejdere og ledere har måttet indtage nye og uvante roller. Nogle har eksempelvis oplevet, at de har været under ledelse af en anden end deres normale personaleleder, og medlemmer af vores chefgruppe har måttet varetage andre områder end i en normal hverdag.
Man kunne frygte, at dette kunne føre til forvirring og armlægning. Men det har langt fra været tilfældet. Det skyldes sandsynligvis, at mange af vores medarbejdere har erfaring fra sundhedsvæsenet og forstår vigtigheden af at organisere sig efter og fokusere på opgaven. Den stringens og evne til at holde linjen har været central i vores organisatoriske omstilling.
Handler det ikke bare om kæft, trit og retning? Det er der for mig ikke noget, der tyder på: Vi taler om grupper af kolleger, som til daglig færdes i en ret flad organisation, og hvor tid til faglig dialog og det, at mange perspektiver præsenteres på vejen mod konsensus, er en kerneværdi.
De erfaringer, vi har fået sammen i forbindelse med COVID-19, kan vi bruge fremadrettet til at skabe en endnu mere agil organisation.
Kriseberedskab på plads
I en normal hverdag er det ikke altid, at kriseberedskabet er det, som får mest opmærksomhed. Det kan være svært at bevare fokus på noget, der er teoretisk, når hverdagens konkrete, håndgribelige problemer melder sig.
Men vores kriseberedskab har været på plads, og de mange øvelsesdage og kurser, vi har deltaget i, har tydeligt vist sig at være en god investering. Men det er i realtime, man lærer mest. Faldskærmen har været pakket rigtigt og har foldet sig ud, som den skulle.
Krisen har også budt på nye samarbejdspartnere og udvidede samarbejdsflader med vores normale samarbejdspartnere. Kommuner og regioner er i en normal hverdag blandt vores tætteste samarbejdspartnere, fordi to af vores store opgaver at føre tilsyn med sundhedsvæsenet og at understøtte arbejdet med patientsikkerhed på behandlingsstederne.
På grund af COVID-19 har vi måttet suspendere vores tilsynsaktiviteter, blandt andet fordi det har været mest fornuftigt i forhold til de generelle anbefalinger at begrænse trafikken til behandlingsstederne, hvor der befinder sig mange borgere og patienter i risikogruppen. Derfor har vi også skullet finde en anden måde at være central samarbejdspartner for driftsherrerne på.
Rådgivning af myndigheder
I stedet for at føre tilsyn har vi skullet tænke innovativt i forhold til, hvordan vi som central myndighed bedst har kunnet understøtte sundhedsvæsenet i denne ekstraordinære situation – særligt efter skiftet fra inddæmning, hvor de fleste af vores ressourcer blev anvendt til smitteopsporing, til afbødning.
I afbødningsfasen har vi haft fokus på at rådgive myndigheder og personale på sundheds-, ældre- og socialområdet om forholdsregler, når der er påvist COVID-19 hos en borger eller patient. Vi har også rådgivet kommunale sundhedstjenester og hygiejneenheder, kommuner og regioner på myndighedsniveau om genåbning af dagtilbud, skoler, skolefritidsordninger og uddannelsesinstitutioner samt udbrud af COVID-19 på plejecentre og bosteder.
I den forbindelse har det også været en stor opgave at svare stringent og hurtigt afklare, når nye spørgsmål er dukket op.
Entydig kommunikation er udfordring
Det var en udfordring at sikre en entydig kommunikation og rådgivning til vores samarbejdspartnere, når vi var mange, der rådgav om de samme problemstillinger. Vi etablerede hurtigt en intern FAQ og daglige briefinger på Skype, så vi kunne sikre, at vores udmeldinger hele tiden var opdaterede og retvisende i forhold til aktuelt gældende retningslinjer.
Tidligt i forløbet var det også væsentligt for os at melde ud til sundhedsvæsenet, at vi som tilsynsmyndighed naturligvis ville tage højde for den ekstraordinære situation i eventuelle efterfølgende vurderinger. Vi meldte også ud, at vi naturligvis var klar over, at kapacitet og kvalitet i behandlingen følger hinanden, og at sundhedspersoner på grund af presset på sundhedsvæsenet ville kunne komme til at stå i uvante situationer med nye opgaver, lange arbejdsstræk uden pauser – og dermed en øget risiko for fejl.
Intenst samarbejde på ministerområdet
Samarbejdet på vores eget ministerområde har også været mere intenst, end det plejer. Sundhedsstyrelsens retningslinjer har altid været et vigtigt redskab i vores normale hverdag, blandt andet i vores tilsynsarbejde. Men under COVID-19, hvor der har været forskellige strategifaser, og hvor der løbende er dukket nye behov op, som skulle tilgodeses, har vi været i daglig dialog.
Når man har en operationel rolle i en strategi, er det vigtigt, at man løbende melder tilbage, så det sikres, at strategien reflekterer de behov, som viser sig under implementering. Vi har også deltaget i det udvidede myndighedssamarbejde i forbindelse med COVID-19 og har haft konkrete samarbejdsopgaver med Erhvervsministeriet og Arbejdstilsynet i forbindelse med den kontrollerede genåbning af Danmark.
Fokus på fremadrettet læring
Vi fik meget hurtigt tilrettet rapporteringen af utilsigtede hændelser efter aftale med kommunale og regionale sundhedspersoner med særlige opgaver vedrørende patientsikkerhed, så COVID-19-relaterede utilsigtede hændelser kunne få sin egen selvstændige kategori.
Det betyder, at vi får et tydeligt afgrænset datagrundlag, som fremadrettet kan bruges til at lære, hvor der kan være patientsikkerhedsmæssige risici relateret til COVID-19, i forhold til epidemier generelt og i situationer, hvor der som under krisen er et ekstraordinært pres på en hel sektor. Vi har allerede nu indkaldt til en temadag om de første erfaringer med patientsikkerhed under COVID-19. Den afvikles meget passende på WHO’s internationale patientsikkerhedsdag 17. september.
Skift i strategi og nye opgaver
Omstilling er vores nye hverdag, og sådan kommer det til at være det næste lange stykke tid. Som myndighed følger vi udviklingen tæt og kommer med vurderinger af, hvordan der skal sættes ind, alt efter hvordan smittebilledet ser ud.
I skrivende stund (medio maj) vurderer Statens Serum Institut, at smittetrykket er aftagende. Vi er netop overgået til en ny strategifase, hvor smittekæder skal brydes ved hjælp af massiv testning, opsporing af nære kontakter og isolation af COVID-19-positive. Her har vi i Styrelsen for Patientsikkerhed med støtte fra Rigspolitiet fået til opgave at vejlede og yde bistand til COVID-19-positive i forhold til at opspore nære kontakter.
Til denne opgave kommer vores læring og erfaring fra den første inddæmningsfase os til gode, og vi har på meget kort tid fået etableret samarbejde og logistiske forhold omkring den opgave, så dette tilbud nu er implementeret og anvendes af borgerne.
Et styrket sammenhold
Om en faldskærm folder sig ud, ved man reelt set først, når man hænger i luften. Vi ved nu på afstand af epidemiens begyndelse i Danmark, at det gjorde den. Jeg bider også mærke i, at der ikke var nogen tøven i døråbningen, da vi ikke havde den vished.
Det er et udtryk for den meget høje grad af tillid til hinanden, som vi har opnået via vores daglige samarbejde igennem en årrække. At trække samarbejdet ud af en normal kontekst og ind i en international krisekontekst har styrket os som organisation og vil komme til at få en positiv effekt på Styrelsen for Patientsikkerheds arbejde – også i et perspektiv, der er længere end COVID-19.