Dansk Selskab for ledelse i Sundhedsvæsenet

I 2017 blev det første fysiske tværsektorielle tavlemøde afholdt på Næstved, Slagelse og Ringsted sygehuse (NSR), og hermed var et nyt fundament skabt for samarbejdet mellem NSR, Slagelse og Sorø kommune. Metoden mistede dog momentum og kapitulerede i 2020. 

Erfaringerne viste, at sygehusets og kommunernes dokumentationssystemer var for komplekse at arbejde fælles ud fra. Fejlfinding og systemfejl blokerede for let tilgang til data, auditering samt opfølgning på indsatser. Fremdrift og handling blev dermed begrænset, hvilket betød mindre mening for de mange fremmødte, der brugte tid og ressourcer på at deltage fysisk. 

I Kvalitetsafdelingen på NSR lærte vi, at værdien i at anvende et tværsektorielt tavlemøde er flerfaktuel og foregår på flere niveauer. Det vigtigste er at have en platform, hvorfra det er muligt at forbedre forløb, der giver patienter og borgere en oplevelse af tryghed, sammenhæng og kvalitet. Vi vil hermed gerne inspirere andre og byde ind med et nyt konkret redskab.

Hvad vil vi opnå?

I vores del af Region Sjælland taler flere parametre for et tættere tværfagligt og tværsektorielt samarbejde. Selvom tiden var løbet fra det fysiske tavlemøde, var der bred enighed mellem NSR og samarbejdende kommuner om at videreføre de gode erfaringer fra tidligere samt at genbesøge tavlemødet som metode til at drive udviklings- og forbedringsarbejde.

Der var samtidig enighed om at inddrage formelle relationer og sikre ledelsesopbakning for at gøre en fremtidig tilsvarende samarbejdsform bæredygtig. Det har ført til projekt ”Digitalt tværsektorielt tavlekoncept”, der er forankret i Kvalitetsafdelingen på NSR.

Med afsæt i de nationale mål, regionens aftaler og sygehusets strategi ”Sammen er vi bedst” understøtter tavlekonceptet målene om bedre sammenhængende patientforløb, styrket indsats for kronikere og sårbare ældre samt at være fælles om borgerens livsudfordringer. Samtidig har vi fokus på patientsikkerhed og øget effektivitet i sundhedsvæsnet ved at koble kvalitetsudvikling og forbedringsarbejdet til UTH-arbejdet. Vi har både en brændende platform og et fælles ønske om at skabe læring og udvikling med fokus på sikre sammenhængende patientforløb i sektorovergange.

Tavlekonceptet bygger på erfaring og læring, og forbedringsmodellen er vores fælles metodiske tilgang. Endelig er opdraget omkring tavlekonceptet funderet i interesse og engagement hos de involverede parter og behovet for relationsdannelse, der bidrager til motivation og tilknytning.

Nytænkning

Ambitionen var at designe et nyt tavlekoncept og dermed tilbyde et let tilgængeligt samarbejdsforum for fælles tværsektorielle initiativer med konkret forbedring i praksis som målsætning.

I transformationsprocessen blev kreativitet og nytænkning foldet ud og kombineret med feedback og læring fra de traditionelle tavlemøder. Vi tog udgangspunkt i en pragmatisk og analytisk tilgang omkring hvad er problemet og hvem er det et problem for? 

Der manglede koordination og fælles kvalitetstilgang mellem NSR og kommunerne, og vi var begrænset af en gammeldags, ressourcekrævende og ufleksibel metode. Det førte os frem til at skifte KPI-tankegangen ud med forbedringsmodeltankegangen i forhold til datadrevne processer samt opbygge et nyt set-up. Vi var på tværs af sektorer enige om at ville samarbejdet, og så behovet for fælles patient- og borgernære indsatser. Vores samlede arbejde har på den baggrund resulteret i udviklingen af et nyt digitalt, interaktivt tavlemøde.

Operationel samarbejdsform

Vi er blevet bekræftet i, at anvendelse af løbende dataindsamling over tid har bidraget positivt til denne version af tavlemødet og samtidig taler ind i datadrevet ledelse, der er et strategisk fokus på NSR. Samtidig har vi fået erfaring med virtuelle mødeformer, der ses som en god mulighed i vores tidsudfordrede samarbejde.

Tavlekonceptet består af den digitale platform Teams, månedlige virtuelle tavlemøder, arbejdet mellem møderne samt ”apparatet” bag. Det udmøntes gennem de enkelte tavlemøder, hvor faste temaer og aktuelle problemstillinger danner grundlag for det systematiske og projektorienterede arbejde med kvalitetsudvikling i patientforløb i sektorovergange. Der skabes fremdrift via datadrevet forbedringsarbejde og handlingsrettede indsatser.

Kvalitetsafdelingen på NSR har været primus motor på en række aktiviteter for at få konceptet op at køre med et indhold, der taler ind i de patient- og borgernære problemstillinger. Det lykkedes via tæt samarbejde med kommunerne og opbakning fra mange interessenter. Vi oplever, at den faste struktur og mødeledelse ligeledes er medvirkende til, at vi når langt. Der er en vedvarende opmærksomhed på det svære i at bevare momentum og bevare interesse og forankring i alle led af organisationerne, der er store komplekse størrelser med fokus på drift og økonomi. 

Målet om go-live med nyt tavlemødeformat i januar 2022 blev indfriet. Med kontinuerligt fokus på format, indhold og fremdrift på forbedringsprojekter er tavlekonceptet nu blevet en integreret del af det tværsektorielle samarbejde på det operationelle niveau. 

Involvering og nye aktører

Vi ved, at fælles indsatser og gensidig forståelse bidrager til reelle forbedringer. Udviklingen af konceptet har givet anledning til at inddrage andre kommuner i optageområdet og der er indgået nyt samarbejde med Ringsted og Næstved kommuner samt indledende samarbejde med almen praksis og initiativer til at byde psykiatrien med om bord. 

Udbredelsen af konceptet er dermed sket gennem netværksdannelse. Vi har således fået skabt en fælles operativ forbedringsplatform, der involverer alle aktørerne i vores nye klyngesamarbejde.

Tavlekonceptet skaber en ramme for et tværsektorielt forum og en mødeplatform, hvor inviterede deltagere byder aktivt og konstruktivt ind i forhold til at igangsætte forbedringsprojekter via fagprofessionelle arbejdsgrupper.

Apparatet bag – et forpligtende samarbejde

Det har været en forudsætning for projektet at få etableret en velfungerende tværsektoriel projektorganisering med ansvar for at drive og udvikle tavlekonceptet, så det fungerer.

Projektorganisering omkring tavlekonceptet

Projektorganiseringen er baseret på en flad struktur og en tillid til, at samarbejdet foregår gennem drøftelser, beslutninger og handlinger frem for langsommelige, formaliserede processer. I forhold til tidligere er de fastlagte mødeaktiviteter forankret langt ind i organisationerne for at sikre alignment og fælles retning. 

Mindre snak, mere handling

Gennem og mellem tavlemøderne arbejdes der med de tværsektorielle forbedringsprojekter. Et tavlemøde varer 30 min. med fokus på fire forskellige projekter, der udspringer fra vores temahjul baseret på regionens sundhedsaftale.

Erfaringen viser, at det er vigtigt at forholde sig til valg af mødedeltagere for at bevare dynamik og engagement samt at gøre møderne meningsfyldte og nærværende. Få deltagere kan fremme fremdrift og motivation, men hindre spredning af initiativer til nye parter. Mange deltagere kan hæmme dynamik og relevans, men understøtte udbredelse af initiativer. 

En tilbagevendende drøftelse er, hvorvidt den faste skare af inviterede deltagere (udvalgte kvalitetsnøglepersoner og fagprofessionelle fra kliniske afsnit og distrikter) skal udvides til ledelseskredsen for at få hurtigere tilslutning til medvirken og kortere vej til udbredelse af initiativer. Indtil videre fastholdes, at styregruppen varetager ledelsesmandatet og bidrager til at sikre forankring på vegne af deres organisation. 

Hjulet kører

Tavlemødet skal kontinuerligt balancere mellem at afslutte, drive igangværende samt søsætte nye initiativer for at bevare interesse og engagement. Der er således en vedvarende opmærksomhed på vores temahjul for at spore og dataunderbygge næste aktuelle emne for at holde hjulene i gang med det tværsektorielle forbedringssamarbejde.

Eksempler på forbedringsprojekter

Læring og udvikling

Justering og forbedring af tavlekoncept og tavlemøder fortsætter. Vi vil ved fremtidige forbedringsprojekter afprøve udarbejdede ”egnethedskriterier”. Læring og erfaring viser, at formatet er optimalt til etablering, afdækning, afprøvning i lille og moderat skala samt forankring og implementering af initiativer, der er forenelige med at drive patientnært forbedringsarbejde. Mens det har vist sig at være vanskeligt at udbrede enkelte initiativer i stor skala, hvor økonomi- og ressourceperspektivet bliver afgørende og dermed kræver en proces.

Derfor indføres ligeledes en skala, kendt fra forbedringsmodellen, til at understøtte fremdrift for hvert forbedringsprojekt samt medvirke til vurdering af, om fuld implementeringsgrad kan gennemføres via tavlekonceptet eller ej.

Værdiskabelse og perspektiv

Værdiskabelsen ved et tavlekoncept sker på flere niveauer på tværs af sektorerne. For det første relateret til behandling og pleje i patientforløb, dernæst relateret til at fremme og understøtte tværfaglige og tværsektorielle relationer, og endeligt relateret til udvikling af forbedringskompetencer via anvendelse af forbedringsmodellen.

Der er i løbet af 2023 etableret et seriøst og prioriteret samarbejde omkring projekt ”Digitalt tværsektorielt tavlekoncept”, med bred opbakning til hele konceptet og til tavlemøderne som metode og mødeforum i særdeleshed. Kvalitetsafdelingen på NSR anser resultatet af projektet som et konkret redskab med potentiale for udbredelse og anvendelse i andre tværsektorielle settings fremover. Der ses allerede en spirende kobling mellem tavlekonceptet og Slagelse-klyngens operationelle niveau.

Tavlekonceptet kan stå på mål for værdi, vidensdeling og inspiration. Det er blevet et tværsektorielt samlingspunkt, hvor nye aktører som praksiskonsulenter, læger fra almen praksis samt selvstændige apotekere bidrager til forbedringsarbejdet omkring fælles patientforløb. Den spændende rejse fortsætter med entusiasme, vilje og ønsket om at dele en god historie om en succesfuld samarbejdsform.